Déléguer ? Pour quoi faire ?

Durant une intervention, un directeur général des services techniques m’a demandé : « À quoi cela sert-il de déléguer ? » J'avoue avoir été si étonnée par sa question que je n'ai pas pu y répondre correctement. Pour moi, cela semblait évident. J'en avais oublié un principe de base, essentiel à tout pédagogue : ce qui est évident pour soi ne l'est pas pour les autres ! Peu importe son intention, grâce à lui, j'ai pu me remettre en question pour améliorer mes pratiques.

Tout responsable d’encadrement a pour mission de répondre aux objectifs qui lui sont fixés avec l'ensemble de son unité, que ce soit au travers de sa mission de service public ou pour une perspective d’amélioration de la qualité du service rendu.

Pour réussir, un outil efficace et mobilisant est la délégation. Aucun responsable ne peut tout gérer par lui-même sinon à quoi bon avoir une équipe ?

Conduire une délégation pertinente et opérationnelle, demande aux responsables des connaissances spécifiques et une méthodologie adaptée à chaque collaborateur. Car une délégation mal menée peut engendrer des effets négatifs pour le service tout entier.

Ses bénéfices sont de rendre autonome, responsabiliser, motiver, développer les compétences des agents ; la délégation est une pratique incontournable pour y répondre.

Si un grand nombre de personnes s’accordent sur le fait qu’il est important pour un manager de savoir déléguer, je constate que la réalité est tout autre pour diverses raisons.

Les cas de figure sont nombreux, les croyances tout autant :

Je n’ai pas le temps de déléguer… N’est-ce pas paradoxal ?

• Ce n’est jamais fait comme je le désirerais… Évidemment et heureusement. (On parle de quête du sosie.)

• On n'a pas le droit à l’erreur. Et pourquoi ? Comment apprendre alors ?

• Je vais perdre le contrôle…C’est absurde.

• Je n’ai pas confiance... C’est un problème, car la confiance est la base même de tout management.

• Et s’il faisait mieux que moi ? C’est une possibilité. La fonction du manager est de manager, et pas d’être expert en tout.

• Je ne peux rien déléguer… C’est un fait : tout ne peut pas être délégué ; c’est pourquoi vous devez faire un point sur vos tâches et ensuite, être sincère …/…

Je sais que je suis assez sévère, mais il est un temps où il faut savoir dire véritablement les choses. J’ai eu moi-même ce genre de pensées lorsque j'étais manager, ce qui m’a valu bien des ennuis.

Je vais donc aller plus loin. Un manager qui se rend indispensable, car il ne délègue jamais, est en faute professionnelle. Que deviendra l’équipe quand celui-ci ne pourra pas être présent ou quand celui-ci changera de mission ? Je peux vous l’assurer : des équipes infantilisées qui n’ont plus à leur tête leur responsable « tout-puissant » est un véritable désastre du point de vue de l’organisation, de la mission, et surtout du bien-être des personnes. J’ai vu des équipes dépérir et sombrer dans la dépression par manque total de délégation

Quels sont les principes de la délégation ?

La délégation est un acte managérial qui se décide selon trois facteurs clés : le niveau d’expertise, le niveau d’autonomie, le niveau de motivation. Selon ces facteurs, l’acte de délégation prendra plusieurs dimensions bien différentes.La délégation, c’est avoir un objectif précis pour le délégataire. (Développer ses compétences, l’amener à un poste plus important, le motiver, le faire devenir expert, l’amener à s’ouvrir aux autres…)La délégation, c’est aussi avoir un objectif pour soi (le manager) : gagner du temps, installer la confiance, mieux répartir l’organisation du travail, augmenter le sens des responsabilités…La délégation se fait par un entretien de délégation pour impliquer le collaborateur, lui donner du sens, expliquer le cadre de la délégation, s’interroger ensemble sur les étapes de réalisation et le niveau de contrôle…La délégation ne peut se faire que si le délégataire l’accepte pleinement.

Les questions-clés du manager :

Quelles sont les tâches à déléguer ?
Pour quoi faire ?
À qui ?
Comment le faire ?
Quels sont les objectifs à atteindre ?
Comment soutenir ? Comment contrôler ?

Les éléments du contrat de délégation :

Nature de l’activité
Objectif
Acteurs concernés
Échéancier
Pouvoir décisionnel ( si nécessaire)
Modalités de suivi
Supports, ressources
Critères d’évaluation : indicateur de résultat pour répondre à la question : comment saurons-nous que l’objectif a bien été atteint ?