Comment intégrer un nouveau collaborateur ?
L’intégration est un sujet qui m’est cher. Pourquoi ? Tout simplement parce que l’intégration d’un nouveau collaborateur va conditionner pour le futur la réussite de tout un service.
De plus en plus de collectivités territoriales l’ont compris en mettant en place une demi-journée de découverte. Cette demi-journée s’articule généralement autour de la présentation des directions et des informations clés concernant la CT. Parfois, les ressources humaines vont jusqu'à proposer une visite du territoire.
Mais qu’en est-il au sein des services ?
Qu’elle concerne un stagiaire, un contractuel, un expert, voire un étudiant, l’intégration est un acte managérial qui se doit d’être pris en compte dans son organisation.
Malheureusement, et bien souvent, l’intégration n’est pas pensée en amont, ni même effectuée pour accompagner le nouvel agent sur son poste de travail et au sein de l’équipe. C’est une grave erreur.
« On n’a pas le temps », « Il manque des agents sur le terrain », « C’est au nouveau de s’intégrer », « J’ai appris sur le tas et je ne m’en porte pas plus mal », « J’ai besoin de personnes opérationnelles dès l’embauche » ou « C’est aux ressources humaines ou au service de la formation de le faire » sont des remarques que j’entends souvent !
Arrêtons les justifications et garantissons un avenir serein pour l’équipe en mettant en place un protocole d’intégration efficient.
Pourquoi mettre en place un protocole d’intégration au sein de chaque service ?
Savez-vous qu’un mauvais recrutement équivaut à perdre plus d’un an de salaire ? Le risque est identique si le nouveau collaborateur n’est pas accompagné lors de sa prise de poste.
Mettre en place un protocole d’intégration permet avant tout de structurer, de formaliser, de communiquer l’accompagnement et la progression individuelle de façon équitable. Il est articulé autour de trois phases opératoires.
Première phase : l’accueil
L’accueil est le moment crucial de l’intégration. Il est important que le responsable soit présent et disponible.
Il s’agit de mettre l’arrivant à l’aise en lui :
présentant l’équipe pour qu’il puisse identifier rapidement qui fait quoi ;
proposant une visite des locaux, voire des différents services connexes à l’activité pour qu’il se repère rapidement ;
accordant un face-à-face pour lui donner les premières informations clés du service (proposition de check-list ci-dessous).
Deuxième phase : l’accompagnement
Cette phase n’a pas de durée précise. À vous de la définir. La durée de l’accompagnement dépendra de l’activité du service et de sa complexité, du niveau d’expertise de la personne, du poste de travail et de ses contraintes.
Cette deuxième phase commencera par une observation, un processus reconnu comme essentiel à l’apprentissage. L’observation permet en effet de mieux appréhender le métier dans sa globalité et de reproduire plus efficacement le travail.
Je conseille de mettre en place un système de parrains/marraines pour plusieurs raisons, expliquées ci-après.
L’arrivée d’un nouvel agent est souvent vécue par l’équipe comme un changement déstabilisant. Généralement, à l’arrivée d’un nouvel agent, de nombreuses questions surgissent, impliquant la vie du groupe et le positionnement de chacun ; des peurs peuvent apparaître. Impliquer l’équipe dans l’intégration permettra de mieux vivre ce changement.
La cohésion de l’équipe en sera bien plus performante.
C’est un levier de motivation pour certaines personnes.
Cela permet de responsabiliser les agents.
L’agent se sentira en sécurité et entouré par l’équipe.
Pour mettre en place un système de parrains et/ou de marraines, quelques réunions seront à prévoir pour expliquer le rôle de chacun et l’ensemble de la démarche.
Le plan de progrès
Il est important de mettre en place un outil d’accompagnement (plan de progrès) afin de suivre les progrès de l’agent et pour que celui-ci puisse se repérer dans sa progression. Cette feuille de route peut être un document texte ou un tableau qui identifie les tâches de l’agent avec un échéancier d’apprentissage structuré en étapes clés. Une rubrique « Remarques » peut être intégrée au plan de progrès pour faciliter le suivi. La mise en place du plan de progrès peut être déléguée aux parrains/marraines.
Dans cette étape, des entretiens menés par le responsable (ne pas déléguer) seront nécessaires pour faire le point avec l’agent sur son intégration et sur les compétences acquises et attendues. Ces entretiens ont pour avantages de vérifier la progression de l’agent, d’identifier ses besoins ou ses lacunes, de valoriser son intégration, d’être proactif en cas de difficultés…
Troisième phase : la mise en autonomie de l’agent
Cette dernière étape permet au responsable de finaliser l’intégration. Cette phase est intéressante, car elle est le signe pour l’agent de la reconnaissance de sa compétence sur son poste de travail et de la confiance que lui porte le responsable. À ce stade, il est pertinent de donner plus de responsabilités à l’agent par un management participatif favorisant les initiatives.
Quelques vérités
Oui, l'intégration demande une préparation qui, entre nous, une fois réalisée et testée, sera utilisée à chaque nouvelle intégration.
Oui, elle demande de la disponibilité et donc du temps d’accompagnement.
Oui, elle demande un engagement de la part des autres agents.
Oui, elle demande des temps d’entretien et de suivi.
Oui, elle demande d’accepter que l’agent ne soit pas tout de suite opérationnel…
Oui, c’est investir en temps pour en gagner bien plus (moins d’erreurs, des bases solides pour la suite…).
Oui, c’est en motivant dès le départ le nouvel agent que celui-ci sera efficace et dynamique.
Oui, c’est en donnant de son temps que la confiance pourra s’instaurer.
Oui, l’équipe sera fédérée par le protocole d’intégration.
Oui, l’agent développera des compétences pérennes.
Oui, l’agent sera mobilisé pour participer à la vie de l’équipe, du service et de la CT.
Oui, l’image de votre service n’en sera que plus positive.
Oui, votre management en sera facilité au quotidien.
Oui, vous établirez votre légitimité.
Oui, vous serez professionnel et assumerez votre fonction.
Oui, vous limiterez les conflits.
Oui, vous contribuerez au bien-être au travail.
Oui, vous développerez la responsabilisation et l’autonomie des personnes de votre équipe…
Maintenant, je vous laisse peser le pour et le contre.
Check-list du premier entretien
Les informations importantes sur la collectivité territoriale
Les règles de fonctionnement de l’équipe
Vos non-négociables
Les règles de sécurité
Vos attendus
La méthode d’accompagnement de l’agent et le plan de progrès
Les besoins de l’agent
Les questions diverses
La remise des documents (organigramme, charte, règlement interne, code mail, plan de progrès…)
